Elektronisk e-post er en rask, enkel og praktisk måte å raskt koble opp med mennesker over hele verden. For å sikre våre meldinger ikke forvirre eller alienate andre, er det viktig å praksis enkle e-etikette. Her er tolv enkel e-post-regler for å holde deg koblet og kontroller at hver communiqué er klart, ryddig og profesjonelt.
Regel # 1 – være kortfattet. Følger KISS-regelen (holde det kort og konsis). Komme til et punkt på en klar måte. Hold paragrafer kort - tre eller fire setninger på de fleste. Hvis du finner du trenger å sende en e-postmelding som er lengre enn noen korte avsnitt, revidere meldingen eller Vurder å plukke opp telefonen eller betale en personlig besøk i stedet.
Regel # 2 – se ordene. Før du sender e-post, kan du se meldingen. Spør deg selv: "Hva er min hensikt for å sende denne e-postmeldingen?" Sinne, entusiasme og anxiousness er alle følelser som kan utløse en kløe bare en umiddelbar oppvarmet svar kan ripe. Alltid bevisst velger dine ord, og pass på at hver communiqué nøyaktig og tydelig overbringer meldingen din. Vær forsiktig med hva du sier og hvordan du sier det fordi dine ord kan komme tilbake å hjemsøke deg. Ord, spesielt den skrevne ord, kan leve og bli husket for alltid. Ikke si noe i varmen av øyeblikk som du ikke kan ta tilbake.
Regel # 3 – følger et format. Hver korrespondanse du sender er en refleksjon av deg og din organisasjon. Derfor, som et minimum, hver e-postmelding må ha disse elementene – en hilsen, en hoppet over linje før og etter hvert avsnitt, en lukking eller oppfordring til handling, og en signatur (som identifiserer deg og gir alternative måter å kontakte deg).
Regel # 4 – stave sjekk. Mens stave sjekk nøyaktig kan se etter stavefeil, vil ikke den gjenkjenner alle feil. Før du treffer på send-knappen, kan du kontrollere hver e-post for staving, tegnsetting og grammatikk. En e-postmelding som er fylt med flere feil er ikke bare vanskelig å lese og forstå; det tester tålmodighet av mottakeren, kan bestemme seg for meldingen har ingen verdi og bare er ikke verdt å lese.
Regel # 5 – Send meldinger til din utboks først. Deaktiver funksjonen "auto send" i din e postprogramvare, og i stedet har meldinger sendt til den "Utboks" først. Dette gir deg en ny sjanse til å se gjennom e-post for innhold og hensikt. Hvis e-posten din er et svar, vil du nå kunne reread den opprinnelige meldingen for å være sikker på at du ikke misforstå meldingen. Når du er i tvil, spør om avklaring før du svarer.
Som en regel, må du alltid vente minst 24 timer før du svarer på en oppvarmet e-post. Dette er ofte nok tid til å avkjøle og tenke klart. Reread meldingen og spør deg selv hvis du feiltolkes e-postmeldingen. I så fall kan minst nå du trykke "Slett" i stedet for "send." Husk alltid kommunisere med integritet og respekt.
Regel # 6 – unngå å skrive i store bokstaver. Tekst som er skrevet i store bokstaver er hard på øynene og er vanskelig å lese. Enda viktigere, store bokstaver i en e-postmelding SKRIKENE på leseren. Bedre å skrive i store og små bokstaver. Hvis du trenger å trekke oppmerksomhet til et ord, bør du bruke fet eller kursiv for vekt.
Regel # 7 – Svar til alle med måte. Når du svarer på en masse e-post (en melding som sendes til flere mottakere), kan du fastslå om alle vises behov for å motta svaret. Hvis et svar til avsenderen er bare tilstrekkelig og, hit "svar" g. "svar alle"-knappen for å kutte ned på flere og unødvendig e-post.
Regel # 8 – Hold deg oppdatert. Akkurat som talemelding, må du huske å holde det oppdatert din autosvar-melding. Utdatert automatisk svar er like ille som datert talemelding – informasjon som tjener ingen hensikt.
Regel # 9– e-post for Office er aldri personlig. Med mindre du eier selskapet, e-post sendt via datamaskinen office eies av arbeidsgiver og er underlagt deres ansvarsområde. Det er ingen slike ting som personlig e-post på jobb. Vær oppmerksom på og se hva du si fordi hver melding representerer du og organisasjonen.
Regel # 10 – opphold organisert. Prøver å lagre hver e-post oppretter rot. Få i vanen av lagrer bare nødvendig e-postmeldinger og fjerne resten. Pass på at du vil slette meldinger fra innboksen, slettet, og sendte meldingsbokser. Dette vil kutte ned på rot og frigjøre mye trengte datamaskin plass. Se gjennom med jevne mellomrom slik at du ikke føler seg overveldet ved synet av måneder eller år verd av meldinger. Hvis boksen er full nå, forplikte til å vurdere minst 15 meldinger fra hver boks daglig før du er fanget opp. Også, må du regelmessig sikkerhetskopiere alle postkasser, bare i tilfelle.
Regel # 11 – svaret e-mail. Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg har sendt en e-post ber om spesifikk informasjon bare til å motta et svar med halv, om noen av mine spørsmål besvart. Dette nå krever en andre sending til å få de nødvendige svarene. Når du svarer på en e-postmelding med flere spørsmål, skriver du inn din svaret rett ved siden av spørsmålene i en annen skriftfarge enn den opprinnelige meldingen. Dette tydelig viser svaret og gjør det mulig for leseren å lett match svar på et spørsmål og sikrer du har besvart alle avsenderens spørsmål.
Regel # 12 – Vær tålmodig. Med spredning av tekstmeldinger, PDA-er og Blackberrys, mange folk sende en e-post, og forventer en på stedet svar innen øyeblikk av en melding som sendes. Det er urimelig å forvente at andre å slippe alt for umiddelbart imøtekomme alle dine innfall. Når du sender e-post, være tålmodig og tillate en rimelig tid skal gå før du forvente et svar.
Elektronisk post kan åpne opp dører til deg fra hele verden. Bruk disse tolv enkel e-post-regler, og du meldinger vil være klar, konsis og alltid tilkoblet.
No comments:
Post a Comment