The Top Twelve E-Mail feil som kan sabotere din karriere

Du kommer tilbake til kontoret ditt fra en ettermiddag møte og bestemmer seg for å sjekke e-post. Du lurer på hvor dagen gikk etter å ha tilbrakt timer nedlasting meldinger, lese litt, slette andre, laging svar og filing de som du ønsker å jobbe videre med senere. Din e-postkassen var full da du kom på jobb i morges og i morgen lover å være noe annerledes.

Hva er denne e-posten eksplosjon? Var det et tidspunkt da hele verden bestemte seg for å bruke Internett som sin virksomhet kommunikasjonsverktøy av valget? Er det regler for håndtering av disse meldingene og være en profesjonell og høflig brukere av elektronisk post? Det finnes, men ikke alle har fått ordet.

Din e-post er like mye en del av din profesjonelle image som klærne du bruker, jo postvesenet bokstaver du skriver (antar du fortsatt gjøre), den hilsen på din talepost og håndtrykket du tilbyr. Hvis du ønsker å imponere på hver front og bygge positive forretningsforbindelser, ta hensyn til din e-post og styre klar av disse topp tolv e-post feil:

1. Utelate emnefeltet. Vi er langt forbi den tiden da vi ikke å innse betydningen av emnefeltet. Det gir ingen mening å sende en melding der det står "no subject" og synes å være ca ingenting. Gitt den enorme volumet av e-post som hver person mottar, er den gjenstand header viktig hvis du vil at meldingen leses som helst snart. Emnefeltet har blitt kroken.

2. IKKE LAGE emnefeltet meningsfullt. Din header bør være relevant i meldingen, ikke bare "Hei" eller "Hallo." Mottakeren kommer til å avgjøre i hvilken rekkefølge han leser e-post basert på hvem som sendte det og hva det handler om. Din e-post vil ha mye konkurranse.

3. Unnlate å ENDRE HEADER å korrespondere med faget. For eksempel, hvis du skriver din web-utgiver, kan det hende at første topp være "websiden innhold." Men, som nettstedet utvikler seg og du sender mer informasjon, etikett hver melding for hva det er, "kontaktinfo", "grafikk" eller "hjemmeside". Ikke bare trykke "svar" hver gang. Legge til flere detaljer i header vil la mottakeren å finne et bestemt dokument i hans / hennes budskap mappen uten å måtte søke hver og en du sendte. Start en ny melding hvis du endrer faget alle sammen.

r der han leser e-post basert på hvem som sendte det og hva det handler om. Din e-post vil ha mye konkurranse.

3. Unnlate å ENDRE HEADER å korrespondere med faget. For eksempel, hvis du skriver din web-utgiver, kan det hende at første topp være "websiden innhold." Men, som nettstedet utvikler seg og du sender mer informasjon, etikett hver melding for hva det er, "kontaktinfo", "grafikk" eller "hjemmeside". Ikke bare trykke "svar" hver gang. Legge til flere detaljer i header vil la mottakeren å finne et bestemt dokument i hans / hennes budskap mappen uten å måtte søke hver og en du sendte. Start en ny melding hvis du endrer faget alle sammen.

4. IKKE tilpasse din melding til mottakeren. E-post er uformell, men det trenger fortsatt en hilsen. Begynn med "Dear Mr. Broome", "Kjære Jim", "Hei Jim," eller bare "Jim". Unnlatelse av å sette i personens navn kan gjøre deg og din e-post virker kaldt.

5. IKKE REGNSKAP FOR TONE. Når du kommuniserer med en annen person ansikt til ansikt, er 93% av meldingen non-verbal. E-post har ingen kroppsspråk. Leseren kan ikke se ansiktet ditt eller høre din stemme, så valgte dine ord nøye og ettertenksomt. Sett deg selv i den andres sted og tenke på hvor dine ord kan komme over i cyberspace.

Seks. Glemme å sjekke for Stavekontroll og grammatikk. I de tidlige dager av e-post, skapte noen forestillingen om at denne formen for kommunikasjon ikke trengte å være brev perfekt. Feil. Det gjør. Det er en representasjon av deg. Hvis du ikke sjekke for å være sikker på at e-mail er riktig, vil folk stiller spørsmål ved kaliber til annet arbeid du gjør. Bruk riktig bokstaver og tegnsetting, og alltid sjekke stavemåten. Husk at din stavekontroll vil fange feilstavede ord, men ikke misbrukt seg. Det kan ikke fortelle om du mente å si "fra" eller "form", "for" eller "fro", "han" eller "."

7. Skrive den store amerikanske romanen. E-post er ment å være kortfattet. Hold meldingen kort. Bruk bare noen få avsnitt og noen få setninger per avsnitt. Folk skummet deres e-post så lang missive er bortkastet. Hvis du finner deg selv å skrive en altfor lang melding, plukke opp telefonen eller ringe et møte.

8. VIDEREKOBLING E-POST uten tillatelse. Mest alle er skyldig i dette, men tenker på det. Hvis meldingen ble sendt til deg og bare du, hvorfor skulle du ta ansvar for å formidle den på? Altfor ofte konfidensiell informasjon har gått globalt på grunn av noens mangel på dømmekraft. Med mindre du blir spurt om eller be om tillatelse, ikke fram noe som ble sendt bare til deg.

R TONE. Når du kommuniserer med en annen person ansikt til ansikt, er 93% av meldingen non-verbal. E-post har ingen kroppsspråk. Leseren kan ikke se ansiktet ditt eller høre din stemme, så valgte dine ord nøye og ettertenksomt. Sett deg selv i den andres sted og tenke på hvor dine ord kan komme over i cyberspace.

Seks. Glemme å sjekke for Stavekontroll og grammatikk. I de tidlige dager av e-post, skapte noen forestillingen om at denne formen for kommunikasjon ikke trengte å være brev perfekt. Feil. Det gjør. Det er en representasjon av deg. Hvis du ikke sjekke for å være sikker på at e-mail er riktig, vil folk stiller spørsmål ved kaliber til annet arbeid du gjør. Bruk riktig bokstaver og tegnsetting, og alltid sjekke stavemåten. Husk at din stavekontroll vil fange feilstavede ord, men ikke misbrukt seg. Det kan ikke fortelle om du mente å si "fra" eller "form", "for" eller "fro", "han" eller "."

7. Skrive den store amerikanske romanen. E-post er ment å være kortfattet. Hold meldingen kort. Bruk bare noen få avsnitt og noen få setninger per avsnitt. Folk skummet deres e-post så lang missive er bortkastet. Hvis du finner deg selv å skrive en altfor lang melding, plukke opp telefonen eller ringe et møte.

8. VIDEREKOBLING E-POST uten tillatelse. Mest alle er skyldig i dette, men tenker på det. Hvis meldingen ble sendt til deg og bare du, hvorfor skulle du ta ansvar for å formidle den på? Altfor ofte konfidensiell informasjon har gått globalt på grunn av noens mangel på dømmekraft. Med mindre du blir spurt om eller be om tillatelse, ikke fram noe som ble sendt bare til deg.

9. Tenker at ingen andre noen gang vil se DIN E-POST. Når den har forlatt postkassen, har du ingen anelse om hvor e-posten vil ende opp. Ikke bruke Internett til å sende noe som du ikke kunne stå å se på en oppslagstavle på vei til jobb neste dag. Bruk andre måter å kommunisere personlig eller sensitiv informasjon.

10. LEAVING OFF signaturen din. Alltid tett med ditt navn, selv om det er inkludert på toppen av e-post, og legge kontakt informasjon som telefon, fax og gateadresse. Mottakeren kan være lurt å ringe for å snakke videre eller sende deg dokumenter som ikke kan e-post. Opprette en formell underskrift blokk med alle disse dataene er den mest profesjonelle tilnærming.

11. VENTER en umiddelbar respons. Ikke alle sitter foran datamaskinen med e-mail slått på. Det fine med Internett-kommunikasjon er at det er praktisk. Det er ikke et avbrudd. Folk kan sjekke deres meldinger når det passer dem, ikke deg. Hvis kommunikasjon er så viktig at du trenger å høre tilbake med en gang, bruker telefonen.

12. UTFYLLING AV "TO" LINE FØRST. Navnet eller adressen til personen du skriver er faktisk den siste biten av informasjon du bør skrive. Sjekk alt annet enn nøye først. Bevis for grammatikk, tegnsetting, staving og klarhet. Visste du si hva som trengs å sies? Hvordan var din "stemmen"? Hvis du var den minste emosjonell da du skrev e-posten, hadde du la det sitte i en periode? Visste du inkluderer vedlegget du ønsker å sende? Hvis du skriver inn mottakerens navn først, kan en bare slip av finger sende en melding før dens 'tid. Du kan aldri ta det tilbake.